Come organizzare la propria agenda

organizzare agenda


Chiunque si sia trovato a dover gestire appuntamenti ed impegni di lavoro sa quanto è importante l’agenda e lo scadenziario in essa contenuto ma occorre stare attenti a non fare della propria agenda un “nemico” che ci imbriglia e ci toglie tempo per raggiungere gli obiettivi che ci siamo prefissati.

Alcune semplici regole ci permettono di gestire al meglio la nostra agenda ed il nostro tempo.

  • Come prima cosa dobbiamo restare focalizzati sugli obiettivi, non dobbiamo rimandare le tappe che ci conducono alla realizzazione degli stessi soltanto perchè l’agenda “è piena”. Il raggiungimento degli obiettivi è di importanza vitale per il successo della nostra attività, di conseguenza dobbiamo assegnare le giuste priorità agli step che ci conducono alla realizzazione di ogni obiettivo.
  • Cerchiamo di mantenere pulita l’agenda eliminando tutto ciò che non sia davvero strettamente necessario al nostro scopo. Spesso dedichiamo troppo tempo ad attività utili ma superflue e che, soprattutto, non forniscono un vero valore aggiunto a ciò che facciamo.
  • L’agenda ha il potere di moltiplicare l’inefficienza e dobbiamo in tutti i modi evitare che ciò accada. Non dobbiamo correre dietro alla nostra agenda, dobbiamo esserne padroni. L’agenda deve concederci i giusti spazi per poter crescere e deve dirci quando è il momento di riposarci e dedicarci ad attività ricreative, ricordiamoci che l’efficienza lavorativa è un po’ come la musica: è fatta di note ma anche di pause!
  • Non corriamo dietro alle urgenze ma cerchiamo di dare priorità alle attività importanti (che sono quelle che ci danno il vero valore aggiunto). Se possibile cerchiamo di delegare le urgenze che è vero, sono inderogabili, ma non portano valore alla nostra azienda.
  • Utilizziamo l’agenda con metodo e precisione, inseriamo in agenda soltanto quello che serve, non scriviamo in agenda delle cose così tanto per fare ma soprattutto diamo retta alla nostra agenda e se una cosa non viene scritta nell’agenda dobbiamo considerare che non esista.

In sostanza dobbiamo considerare l’agenda come uno strumento di lavoro importante, come una timeline per il raggiungimento dei nostri obiettivi e non come un semplice blocco di appunti.

Se possibile deleghiamo tutte quelle attività che ci fanno perdere tempo e che non producono valore per la nostra azienda. Con questa gestione l’agenda diventerà una nostra formidabile alleata e non una nemica!

 



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